Već smo mnogo puta čuli da je dobra organizacija pola obavljenog posla. Složit će se s time mnogi stručnjaci – pogotovo poduzetnici i obrtnici, vlasnici biznisa kojima mnogo ovisi o dobrom upravljanju vremenom. Mnogi su načini na koje si možemo olakšati organizaciju, a mi preferiramo svakodnevno planiranje aktivnosti – iz dana u dan. Zato smo izdvojili neke najjednostavnije trikove za to, kao i stvari na koje bismo prilikom organizacije posla trebali obratiti pozornost.
PLANER
Bilo da ste više „analogni“ tip i volite pisati rukom ili pak uživate sve pogodnosti raznih mobilnih aplikacija, prvi korak je svakako osigurati si planer u koji ćete moći upisivati sve dnevne obaveze i zadatke, te bitne napomene. Imati sve zapisano na jednom mjestu znatno će olakšati navigaciju dan kroz dan. A i znamo kako se kaže – pametan piše 😊
PRIPREMA – BRAINSTORMING
Iako ga većinom rezerviramo za skupne sastanke i osmišljavanje novih ideja za posao, brainstorming će dobro doći i u organizaciji vremena. Ispišite bez nekog reda sve obveze koje vas čekaju sutradan i koje ste si odredili da želite obaviti. Promislite o danu koji vas čeka i s ciljem porazmislite o tome što sve možete i trebate obaviti. Uhvatit ćete se da već u ovoj fazi lagano osmišljavate vremenski okvir svojih obveza, kako se koje sjetite. Tu ćete već početi postavljati prioritetne obveze i hijerarhiju svojih dnevnih aktivnosti.
PLAN
Pripremite svoj planer (bilo papirnati ili digitalni 😊) i na kraju svakog dana isplanirajte svoje obveze za idući dan, što točnije i vremenski što preciznije. Glavna pogodnost organizacije je ušteda vremena, tako da pokušajte sve obveze staviti u neke realne vremenske okvire. Tu je bitna vaša subjektivna procjena raspoloživog vremena – koliko vam traje izvršavanje kojeg zadatka znat ćete najbolje sami, te prema tome napraviti plan. Bitno je naglasiti da ne postoji savršen način izrade plana aktivnosti. Netko više voli pisati, nekome više odgovaraju vizualne mentalne mape ili čak grafovi. Nađite način ispisivanja dnevnog plana koji vama najbolje odgovara. Također, bitno je da pokušate isprobavati razne načine vođenja plana – jedan dan si zadajte malo više aktivnosti uz osnovne obveze, drugi dan malo manje. Uz takvu laganu rotaciju najbolje ćete naći ritam koji vama odgovara. Naravno da će biti težih dana s više posla, a logično je za očekivati i da će vam se plan ponekad i promijeniti usred dana zbog neočekivanih okolnosti. No ništa od toga ne bi vas trebalo spriječiti u tome da pokušate sistematizirati svoje dnevne aktivnosti i obveze, jer takav način organizacije provjereno dovodi do uštede vremena i poboljšane kvalitete rada.
PODSJETNIK – PREDNOSTI
Osnovna prednost ovakvog oblika organizacije je, kao što smo rekli, ušteda vremena. Kad u dan krenete s jasnim ciljem i vizijom svih aktivnosti i obveza, imat ćete manje praznog hoda i manje mogućnosti gubljenja vremena ili ponavljanja istih zadataka više puta. No to nije jedina prednost ovog oblika organizacije. Tu su i lakše poštivanje zadanih rokova, lakše sistematiziranje prioritetnih obveza, stvaranje dodatnog vremena za nove aktivnosti ili usavršavanja, smanjivanje količine odgođenih obveza ili neobavljenog posla. Ovakvim pomnim planiranjem iz dana u dan uvest ćete više pravila u svakodnevni poslovni život, smanjiti napetost i neizvjesnost prilikom obavljanja posla, što će posredno dovesti do osjećaja veće produktivnosti, kontrole i sigurnosti. A to je definitivno ono čemu svi težimo u svakodnevnom vođenju posla.
